VERFAHRENSORDNUNG DER EBERSPÄCHER GRUPPE 
FÜR HINWEISGEBER
 

1. Unser Hinweisgebersystem / Beschwerdeverfahren
Einführung

Integrität, Einhaltung von Recht und Gesetz sowie Verantwortung gegenüber Mensch und Umwelt sind die Leitlinien für das unternehmerische Handeln von Eberspächer. Daher hat Eberspächer in seinem Code of Conduct alle Beschäftigten verpflichtet, geltende Rechtsvorschriften weltweit bei allen Handlungen und Entscheidungen einzuhalten, Menschenrechte zu achten und die Umwelt zu schützen. Gleiches verlangt Eberspächer von seinen Geschäftspartnern im Businesspartner Code of Conduct.

Zur Sicherstellung von Regeltreue, Menschenwürde und Umweltschutz legt Eberspächer Wert darauf, von potenziellen Verstößen im Verantwortungs- und Einflussbereich von Eberspächer Kenntnis zu erlangen, um Aufklärung und ggf. Abhilfe leisten zu können. Eberspächer ermutigt daher alle Beschäftigten, aber auch externe Personen, Hinweise auf mutmaßlich unkorrektes Verhalten zu geben.

Eberspächer hat dazu ein weltweit erreichbares Hinweisgebersystem mit verschiedenen Meldekanälen und internen Meldestellen etabliert, welches den Hinweisgebern Vertraulichkeit und auf Wunsch Anonymität garantiert sowie ein geordnetes Verfahren für die Bearbeitung der Hinweise gewährleistet. Damit erfüllen wir auch unsere gesetzlichen Pflichten zum Betreiben interner Meldestellen nach § 12 Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) und zur Einrichtung eines Beschwerdeverfahrens nach § 3 Abs. 1 Nr. 7 Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz (LkSG).

Dieses Dokument beschreibt das Hinweisgebersystem sowie das Verfahren nach Eingang eines Hinweises und gibt Hinweisgebern alle notwendigen Informationen rund um ihre Meldung. 

2. Was kann gemeldet werden? 
Die Meldekategorien

Hinweisgeber können potenzielle Verstöße von Beschäftigten oder Lieferanten von Eberspächer weltweit gegen nationale oder internationale Rechtsvorschriften oder gegen interne Regelungen der Eberspächer Gruppe wie etwa gegen den Code of Conduct melden, die im Zusammenhang mit deren Beschäftigung bei Eberspächer begangen wurden. Meldungen können insbesondere in folgenden Meldekategorien abgegeben werden:

• Kartellabsprachen / Wettbewerbsverzerrung
• Korruption / Bestechung / Bestechlichkeit
• Betrug / Untreue / Diebstahl / Unterschlagung
• Verstöße gegen Dokumentationspflichten / Urkundenfälschung
• Verstöße gegen Steuerrecht und Zollrecht
• Exportkontrolle / Embargos / Sanktionen
• Geldwäsche / Terrorismusfinanzierung
• Verstöße gegen Rechnungslegungs- oder Buchführungspflichten
• Verletzung von Geschäftsgeheimnissen
• Verstöße gegen Datenschutzvorschriften oder IT-Sicherheitsvorschriften
• Verstöße gegen produktbezogene Pflichten
• Interessenkonflikte.

Darüber hinaus können Beschwerden über menschenrechtliche und umweltbezogene Risiken sowie Verletzungen menschenrechtlicher und umweltbezogener Pflichten, die durch das wirtschaftliche Handeln von Eberspächer im eigenen Geschäftsbereich oder eines unmittelbaren oder mittelbaren Lieferanten in der Lieferkette entstanden sind, etwa Verstöße gegen den Businesspartner Code of Conduct, vorgebracht werden, insbesondere

• Verbotene Kinderarbeit / Zwangsarbeit / Sklaverei
• Missachtung der Vereinigungsfreiheit und des Rechts auf Kollektivverhandlungen
• Verstöße gegen Arbeitsschutz- und Gesundheitsvorschriften
• Vorenthalten des angemessenen Lohns bzw. des lokalen gesetzlichen Mindestlohns
• Mobbing / Belästigung / Diskriminierung / Ungleichbehandlung
• Verstöße gegen das Verbot der Beeinträchtigung von Nahrungsgrundlagen, Trinkwasser und des Zugangs zu Sanitäranlagen
• Verstöße gegen das Verbot widerrechtlicher Zwangsräumung und Landnahme
• Verstöße gegen das Verbot des unrechtmäßigen Einsatzes von Sicherheitspersonal
• Offensichtlich rechtswidrige Verletzung von Rechtspositionen
• Verantwortungsloser Umgang mit riskanten Rohstoffen / Chemikalien wie Quecksilber oder persistenten organischen Schadstoffen und Abfällen.

Hinweise auf Missstände sollen auch abgegeben werden, wenn sie mutmaßlich unter keine der angebotenen Meldekategorien fallen. Die exakte rechtliche Bewertung übernimmt in jedem Fall Eberspächer.  

3. Wer kann Verstöße melden?
Der Hinweisgeber

Unser Hinweisgebersystem / Beschwerdeverfahren steht jedermann offen, insbesondere allen Beschäftigten von Eberspächer und seinen Lieferanten, aber auch Betroffenen oder sonstigen Dritten.

4. Wo können Hinweise abgegeben werden? 
Unserer Meldekanäle und interne Meldestellen

Eberspächer hat für Hinweise und Beschwerden verschiedene Meldekanäle eingerichtet, die Beschäftigten und externen Personen zur Verfügung stehen. 

Als Meldekanäle werden für alle Gesellschaften von Eberspächer angeboten:

a) Elektronische Meldung über das Hinweisgebersystem Eberspächer Speak Up, welches via Internet über die Eberspächer-Homepage https://www.eberspaecher.com/unternehmen/compliance oder über den Link https://eu.deloitte-halo.com/whistleblower/website/Eberspacher rund um die Uhr in vielen Sprachen der Standorte von Eberspächer erreichbar ist.

b) E-Mail-Nachricht direkt an die Compliance-Abteilung in Esslingen/Deutschland über compliance@eberspaecher.com.

c) Postalische Meldung an:

Eberspächer Gruppe GmbH & Co KG 
Vertraulich z.Hd. Chief Compliance Officer 
Eberspächerstr. 24 
D-73730 Esslingen am Neckar, DEUTSCHLAND

d) Telefonische Meldung über +49 711 939-00.

e) Persönliche Meldung an den Chief Compliance Officer, Eberspächerstr. 24, D-73730 Esslingen. Bei persönlicher Meldung bitten wir um vorherige Terminvereinbarung über compliance@eberspaecher.com.

Beschäftigte von Eberspächer können sich darüber hinaus persönlich auch an Führungskräfte, die Local Compliance Officer vor Ort (LCO) und die Division Compliance Officer (DCO) wenden.

Alle Meldungen werden an die jeweils zuständige interne Meldestelle bei Eberspächer weitergeleitet und dort dokumentiert. Fragen zu den einzelnen Meldekanälen, internen Meldestellen und zum Verfahren im Einzelnen, auch vor Abgabe einer Meldung, beantwortet die Group Compliance unter compliance@eberspaecher.com.

Hinweisgeber sollen möglichst konkret und detailliert den ihrem Hinweis zugrunde liegenden Sachverhalt schildern, um eine effektive Bearbeitung des Hinweises zu ermöglichen. Dabei helfen Angaben zu Ort und Zeit des beobachteten Fehlverhaltens ebenso wie die Nennung beteiligter Personen und entstandener Schäden. Besonders ist eine Kommunikationsmöglichkeit mit dem Hinweisgeber wichtig. Das Eberspächer Speak Up bietet hierbei die Möglichkeit, Dokumente oder Fotos hochzuladen sowie über einen Kommunikationskanal mit der jeweils zuständigen internen Meldestelle – auf Wunsch auch anonym – in Kontakt zu bleiben.

5. Wie wird mit Hinweisen umgegangen? 
Der Verfahrensablauf bei Meldungen

5.1 Eingang des Hinweises

Das Meldeverfahren beginnt mit Eingang des Hinweises bei einer internen Meldestelle von Eberspächer über einen bereit gestellten Meldekanal. 

5.2 Eingang, Dokumentation und Eingangsbestätigung

Eingehende Meldungen werden von der zuständigen internen Meldestelle registriert und dauerhaft abrufbar, aber vertraulich dokumentiert. 

Innerhalb von sieben Arbeitstagen erhält der Hinweisgeber von der zuständigen internen Meldestelle eine Eingangsbestätigung, sofern der Hinweisgeber eine Kontaktmöglichkeit mitgeteilt hat.

5.3 Prüfung eines Anfangsverdachts und persönliche Zusammenkunft

Die zuständige Meldestelle prüft die eingehende Meldung darauf, ob ausreichende Informationen mitgeteilt wurden, die einen Anfangsverdacht auf Vorliegen eines Rechts- oder Sorgfaltspflichtverstoßes begründen. Soweit die mitgeteilten Fakten nicht ausreichen, wird der Hinweisgeber über den gewählten Kontaktweg um weitere Informationen gebeten. Ist die Kontaktaufnahme nicht möglich, bleibt die Rückmeldung aus oder werden weiterhin keine ausreichenden Informationen erteilt, wird der Fall geschlossen.

Wünscht der Hinweisgeber eine persönliche Zusammenkunft, ermöglichen die zuständige interne Meldestelle oder der verantwortliche Fachbereich ein persönliches Treffen.

5.4 Durchführung einer Untersuchung

Liegen ausreichende Informationen vor, die einen Rechts- oder Sorgfaltspflichtverstoß nahelegen, wird eine detaillierte Untersuchung eingeleitet. Federführend ist hierbei – soweit rechtlich zulässig - die Eberspächer Group Compliance, die die Untersuchungen selbst führt oder eine geeignete Stelle beauftragt. Die Untersuchungen werden unbefangen, unparteiisch, fair, zeitnah und ergebnisoffen geführt. 

Bei Befangenheit oder Interessenskonflikten wird die Untersuchung von einer unabhängigen Stelle durchgeführt. Soweit kein Interessenkonflikt vorliegt und keine Gefährdung des Untersuchungszweckes zu befürchten ist, wird die betroffene Fachabteilung von Eberspächer in den Untersuchungsprozess einbezogen.

Die Untersuchung soll den von Hinweisgeber mitgeteilten Sachverhalt vollständig aufklären, die Tatbeteiligten identifizieren und die drohenden oder eingetretenen Folgen für Eberspächer bewerten.

5.5 Abschluss der Untersuchung

Die Untersuchung wird abgeschlossen, wenn der Anfangsverdacht entkräftet werden konnte, wenn der Anfangsverdacht weder entkräftet noch bestätigt werden konnte, wenn die Tatbeteiligten nicht zweifelsfrei ermittelt werden konnten oder wenn die Tatbeteiligten zweifelsfrei ermittelt werden konnten.

Der Gang und das Ergebnis der Untersuchung werden in einem dokumentierten Abschlussbericht festgehalten. Darin können auch Abhilfemaßnahmen vorgeschlagen werden. 

Die Löschung von Meldung, Untersuchung und Bericht erfolgt in der Regel drei Jahre nach Verfahrensabschluss.

5.6 Einbeziehung und Rückmeldung an den Hinweisgeber

Soweit dies möglich und opportun ist, wird der Sachverhalt während der Untersuchung mit dem Hinweisgeber erörtert. 

Spätestens drei Monate nach Absenden der Eingangsbestätigung an den Hinweisgeber gibt die zuständige interne Meldestelle dem Hinweisgeber eine Rückmeldung zu den getroffenen oder geplanten Folgemaßnahmen (z.B. interne Untersuchungen bei der betroffenen Unternehmenseinheit, die Abgabe des Verfahrens an eine andere Arbeitseinheit oder der Abschluss des Verfahrens aus Mangel an Beweisen oder aus anderen Gründen).

Soweit eine Untersuchung durchgeführt wurde, erhält der Hinweisgeber nach Abschluss der Untersuchung eine Rückmeldung über das Ergebnis.

Die Rückmeldungen an den Hinweisgeber stehen jeweils unter dem Vorbehalt, dass dadurch die interne Untersuchung nicht berührt bzw. Rechte der Betroffenen der Meldung nicht beeinträchtigt werden.

5.7 Abhilfemaßnahmen

Die Geschäftsführung von Eberspächer entscheidet im Einvernehmen mit der personalverwaltenden Stelle, der Eberspächer Group Compliance und den jeweils relevanten Fachabteilungen bei festgestelltem Rechtsverstoß über geeignete Abhilfemaßnahmen. Darüber hinaus werden notwendige Präventionsmaßnahmen implementiert.

Ergibt die Untersuchung hinreichende Anhaltspunkte für ein menschenrechtliches oder umweltbezogenes Risiko oder über einen diesbezüglichen Verstoß bei Eberspächer, einem unmittelbaren oder mittelbaren Lieferanten, wird eine Lösung zur Abhilfe durch die zuständige Fachabteilung erarbeitet. Bei menschenrechtlicher und umweltbezogener Thematik kann dem Hinweisgeber auch ein Verfahren zur einvernehmlichen Beilegung angeboten werden.

Die Umsetzung von Abhilfemaßnahmen wird von der jeweils zuständigen internen Meldestelle bzw. der zuständigen Stelle nachverfolgt.

6. Wie werden Hinweisgeber geschützt?
Anonymität, Vertraulichkeit, Benachteiligungsverbot

6.1 Anonymität und Vertraulichkeit

Bei der Abgabe einer Meldung über Eberspächer Speak Up hat der Hinweisgeber die Möglichkeit, den Sicherheitsgrad für seine Identitätsangaben zu wählen: Er kann zwischen „vertraulich, aber nicht anonym" (personenbezogene Daten werden im Bericht offengelegt), und „anonym“ (Identität wird in keiner Phase des Verfahrens offengelegt) wählen. Bei anonymer Meldung ist kein Rückschluss auf die Person des Hinweisgebers möglich.

In jedem Fall geht Eberspächer dem Hinweis nach und behandelt die bereit gestellten Informationen vertraulich. Die Identität des Hinweisgebers, die Identität der Personen, die Gegenstand der Meldung sind, sowie sonstige in der Meldung genannte Personen und alle Umstände, die Rückschlüsse auf den Hinweisgeber zulassen, werden von Eberspächer vertraulich behandelt. Der Schutz personenbezogener Daten wird gewährleistet. Nur die zuständigen Personen der jeweiligen internen Meldestelle von Eberspächer haben Zugriff auf die Meldungen. Soweit im Rahmen einer Untersuchung oder für die Erarbeitung und Umsetzung von Abhilfemaßnahmen andere Unternehmenseinheiten oder Fachabteilungen einbezogen und Informationen weitergegeben werden müssen, steht dies unter dem Vorbehalt der Erforderlichkeit und unterliegt strenger Vertraulichkeit.

Die Vertraulichkeitsgarantie kann eingeschränkt sein, wenn ein Hinweisgeber bewusst unrichtige Meldungen macht oder wenn Eberspächer verpflichtet ist, die Identität des Hinweisgebers auf Verlangen Dritter, insbesondere staatlicher Strafverfolgungsbehörden, offenzulegen. Auch die Vertraulichkeit der Identität von Personen, die Gegenstand der Meldung sind, kann aus Gründen innerbetrieblicher Untersuchungen, aufgrund von Folgemaßnahmen oder auf Verlangen von Behörden eingeschränkt sein.

6.2 Benachteiligungsverbot

Jegliche Benachteiligungen, Bestrafungen, Anfeindungen oder Vergeltungsmaßnahmen gegen Hinweisgeber werden von Eberspächer nicht toleriert.

Sollte der Hinweisgeber aufgrund seiner Meldung Einschüchterungen oder Repressalien erfahren, bitten wir ihn, sich unverzüglich an das Eberspächer Speak Up zu wenden oder anderweitig Kontakt mit Eberspächer aufnehmen.

6.3 Betroffenenrechte

Bei allen Untersuchungen aufgrund eines Hinweises wahrt Eberspächer die allgemeinen Rechte von Betroffenen, insbesondere das allgemeine Persönlichkeitsrecht, den Schutz sensibler personenbezogener Daten, das Recht auf Anhörung und das Recht auf ein faires Verfahren.

7.  Vorsätzliche Falschmeldungen

Hinweisgeber, die vorsätzlich oder grob fahrlässig falsche Meldungen oder Hinweise abgeben, werden von Eberspächer nicht geschützt.

Sind solche Hinweisgeber Beschäftigte von Eberspächer müssen sie in diesem Fall auch mit arbeitsrechtlichen Maßnahmen (z.B. Abmahnung, Kündigung) und weiteren Sanktionen (z.B. Schadensersatz, Strafverfolgung) rechnen.

8.  Externe Meldestellen

Bevor sich Hinweisgeber an externe Stellen wenden (zum Beispiel an das Bundesamt für Justiz), sollen sie zunächst die Meldung an interne Meldestellen bevorzugen, damit Eberspächer intern wirksam gegen einen Verstoß vorgehen kann. Wenn einem intern gemeldeten Verstoß nicht nachgegangen wurde, bleibt es dem Hinweisgeber unbenommen, sich an eine externe Meldestelle zu wenden.

Hinweis: Die originale Verfahrensordnung finden Sie hier.