Wie gebe ich eine Meldung ab:

Wenn Sie eine namentliche oder eine anonyme Meldung senden möchten, klicken Sie links auf dem Menü auf Meldung abgeben.

1. Zunächst werden Sie gebeten, einen Informationstext zum Schutz Ihrer Anonymität zu lesen sowie eine Sicherheitsfrage zu beantworten.

2. Auf der folgenden Seite können Sie auswählen, ob Sie vollständig anonym, vertraulich oder offen melden möchten.

Bei der vollständig anonymen Meldung geben Sie keine Kontaktdaten an. Die Kontaktaufnahme erfolgt ausschließlich über das Deloitte Halo-Hinweisgeberportal.

Bei der vertraulichen Option erfährt das Deloitte Halo-Hinweisgeberteam Ihre Kontaktdaten und kann sich mit Ihnen in Verbindung setzen. Ihre Meldung wird dann, sollten Sie dies wünschen, anonym an Festo für die weitere Bearbeitung weitergeleitet. Deloitte ist nicht berechtigt, Ihre Identität oder Informationen, die Rückschlüsse auf Ihre Identität zulassen würden, an Festo weiterzugeben. Sollten Sie dies jedoch nach dem Gespräch mit dem Deloitte Halo-Hinweisgeberteam wünschen, teilen Sie dies bitte über die Plattform mit, indem Sie weitere Informationen zu Ihrem Hinweis hinzufügen.

Sollten Sie eine offene Meldung abgeben, erhält Festo-Compliance Ihre Kontaktdaten und wird sich zwecks Bearbeitung der Meldung vertraulich mit Ihnen in Verbindung setzen.

3. Nach der Auswahl Ihrer Anonymitätsstufe müssen Sie den Ort auswählen, an dem das von Ihnen gemeldete Problem aufgetreten ist. Die Auswahl des Ortes ist sehr wichtig, da sie es dem Festo-Compliance Team erleichtert, die von Ihnen gemeldeten Probleme zu untersuchen und zu lösen.

4. Als nächstes müssen Sie wählen, in welcher Bieziehung Sie zu Festo stehen. Sie können folgende Optionen wählen: Mitarbeiter/Führungskraft; Lieferant/ Mitarbeiter von Lieferanten oder Anderes.

5. Sobald Sie die Anonymitätsstufe sowie den Beziehungszusammenhang zu Festo ausgewählt haben, können Sie die Offenlegungsart, die Ihrer Meinung nach den Gesamtumständen gerecht wird, auswählen. Sie wählen sodann den Schwerpunkt Ihrer Meldung und formulieren Ihren Hinweis in eigenen Worten. Sie können zur Unterstützung Ihrer Meldung auch mehrere Dateien bis zu 25 MB hochladen. Denken Sie daran, dass Dokumente Informationen über den Autor enthalten können. Sollten Sie nicht über die technischen Mittel verfügen, die Dateien zu bearbeiten, wählen Sie bitte die vertrauliche Meldung. Das Deloitte Halo-Hinweisgeberteam wird sich mit Ihnen in Verbindung setzen und Sie dabei unterstützen, die Dateien zu bearbeiten.

6. Bevor Sie den Bericht einreichen, müssen Sie ein Passwort erstellen, dass Sie zusammen mit einer Enthüllung-ID verwenden werden. Die Enthüllung-ID wird Ihnen zur Verfügung gestellt, sobald Sie Ihre Zustimmung zur Erstellung des Hinweises gegeben haben.

Es ist ratsam, dass Sie die Enthüllung-ID und das Passwort speichern, um den gemeldeten Hinweis weitere Informationen hinzuzufügen oder den Status der Offenlegung zu überprüfen.

7. Ihre Meldung wird innerhalb von 7 Tagen bei Festo-Compliance eingehen und bearbeitet. Über die Deloitte Halo-Hinweisgeberplattform können Sie Rückfragen des Deloitte Halo-Hinweisgeberteams sowie von Festo-Compliance erhalten und beantworten. Sollten Sie im weiteren Verlauf an zusätzliche Informationen gelangen, können Sie diese auf der Plattform hinzufügen. Über die Plattform werden Sie über den Fortgang der Bearbeitung informiert.

Bitte beachten Sie, dass bei einer vollständig anonymen Meldung die Kommunikation ausschließlich über die Deloitte Halo-Hinweisgeberplattform erfolgt. Für eine effektive Bearbeitung des Hinweises ist die Festo-Compliance auf Ihre Mitwirkung angewiesen. Dies setzt voraus, dass Sie sich in den ersten zwei Wochen nach der Meldung proaktiv täglich auf der Plattform einloggen und eventuelle Rückfragen beantworten.

Anonymität

Wirksamer Schutz vor Benachteiligung oder Bestrafung aufgrund eines Hinweises / Beschwerde:

Grundsätzlich gilt für den Hinweisgebenden, dass bei Festo nicht mit persönlichen / arbeitsrechtlichen Konsequenzen gerechnet werden muss, wenn anonym ein Hinweis auf Missstände gegeben wird.

Im Rahmen der Aufklärung und Verfolgung strafbarer und regelwidriger Handlungen werden die Interessen

• des Hinweisgebers, insbesondere der Schutz seiner Anonymität und sein Schutz vor Nachteilen
• des Beschuldigten, insbesondere sein Schutz vor Denunziation angemessen berücksichtigt und gewahrt.

In Fällen mit hinreichendem Anfangsverdacht werden adäquate Maßnahmen eingeleitet, die mit größtmöglicher Vertraulichkeit geführt werden.

Oberstes Prinzip der hier verwendeten Deloitte Halo-Hinweisgeberplattform ist der Schutz des Hinweisgebers. Ihre Meldung wird durch Verschlüsselungs- und andere spezielle Sicherheitsroutinen anonym gehalten. Sie werden zu keinem Zeitpunkt im Meldeprozess nach persönlichen Angaben gefragt. Geben Sie keine Daten ein, die Rückschlüsse auf Ihre Person zulassen. Bitte verwenden Sie für die Meldung nicht einen von Ihrem Arbeitgeber zur Verfügung gestellten PC.

Hinweise zum Datenschutz

Das Thema Datenschutz und Vertraulichkeit nehmen wir sehr ernst und folgen den geltenden nationalen und europäischen Datenschutzvorschriften. Nachfolgend möchten wir Ihnen kurz die wichtigsten Aspekte unserer Datenspeicherung erläutern.

Im Rahmen der Aufklärung Ihres Hinweises kann es notwendig sein, Bestandteile der Meldung an ausgewählte Mitarbeiter der Festo Gruppe zwecks Prüfung weiterzuleiten, z. B. wenn sich die Hinweise auf Vorgänge in Tochtergesellschaften der Festo Gruppe beziehen. Letztere können ihren Sitz auch in Ländern außerhalb der Europäischen Union oder des Europäischen Wirtschaftsraumes haben, in denen abweichende Regelungen zum Schutz personenbezogener Daten bestehen können. Wir werden jedoch auch in diesem Fall die strengen Regelungen des Europäischen Datenschutzniveaus beachten.

Über die geschützte Deloitte Halo-Hinweisgeberplattform wird Ihnen Festo-Compliance Rückmeldung geben, was mit Ihrem Hinweis geschieht, oder Fragen stellen, falls Einzelheiten noch unklar sein sollten. Sie bleiben auch während des Dialogs anonym, sofern Sie die vollständig anonyme Meldung gewählt haben.

Wir speichern Hinweise, solange dies für die Weiterverfolgung erforderlich ist oder wir zur Speicherung auf Grund Gesetzes ein berechtigtes Interesse haben. Anschließend werden Hinweise gelöscht oder anonymisiert, d.h. der Bezug zu Ihrer Identität als Hinweisgeber und zur beschuldigten Person wird endgültig und irreversibel entfernt.

Information der beschuldigten Person

Wir sind grundsätzlich gesetzlich dazu verpflichtet, die beschuldigten Personen darüber zu informieren, dass wir einen Hinweis über sie erhalten haben, sobald diese Information die Weiterverfolgung des Hinweises nicht mehr gefährdet. Ihre Identität als Hinweisgeber wird dabei - soweit rechtlich zulässig - nicht offenbart.

Nutzung des Hinweisgeberportals

Die Kommunikation zwischen Ihrem Rechner und dem Hinweisgeberportal erfolgt über eine verschlüsselte Verbindung (SSL). Zur Aufrechterhaltung der Verbindung zwischen Ihrem Rechner und der Deloitte Halo-Hinweisgeberplattform wird ein Cookie auf Ihrem Rechner gespeichert. Das Cookie beinhaltet einzig und allein die Session-ID. Das Cookie ist nur bis zum Ende Ihrer Session gültig, d.h. beim Logout oder dem Schließen des Browsers wird das Cookie ungültig.

Ihr Besuch auf dem Hinweisgeberportal kann dennoch Spuren auf Ihrem Computer hinterlassen. Wenn Sie das Hinweisgeberportal von einem Firmenrechner aus besuchen, sollten Sie daher erwägen, anschließend die temporären Dateien (Cache) und die Historie in Ihrem Browser zu löschen. Einige Browser bieten einen sogenannten „Privaten Modus“ an, der vorzugsweise zu wählen ist, womit sich dann auch das händische Löschen erübrigt.

Ihre Rechte bei der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten

Nach dem deutschen Datenschutzrecht haben Sie das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung und Sperrung Ihrer personenbezogenen Daten. Sie können die Speicherung Ihrer Daten jederzeit ohne Angabe von Gründen widerrufen. In diesem Fall wird umgehend geprüft, inwieweit die gespeicherten Daten für die Bearbeitung eines Hinweises noch erforderlich sind. Nicht mehr benötigte Daten werden unverzüglich gelöscht.

Verantwortliche Stelle und Datensicherheit

Die für den Datenschutz verantwortliche Stelle des Hinweisgeberportals ist die Festo SE & Co. KG, Ruiter Strasse 82, 73734 Esslingen, Deutschland. Das Hinweisgeberportal wird im Namen und Auftrag der Festo Gruppe von einem hierauf spezialisierten Unternehmen, Deloitte GmbH Wirtschaftsprüfungsgesellschaft, Rosenheimer Platz 4, 81669 München, Deutschland, betrieben.