Whistleblowerordning

Coops whistleblowerordning kan bruges af medarbejdere samt eksterne forretningspartnere, samarbejdspartnere, leverandører, kunder og medlemmer. 

For vores medarbejdere er whistleblowerordningen et supplement til den interne dialog og åbenhed i Coop og den er primært tiltænkt de situationer, hvor forholdet er af så alvorlig karakter, at det ikke kan håndteres i ledelsessystemet eller via Intern Koncernrevision (IKR) fordi man ønsker at være helt anonym. 

• Vores medarbejdere opfordres til at drøfte betænkeligheder med deres leder, leders leder eller HR, Legal eller Intern Koncernrevision.

Forhold vedrørende egne ansættelsesvilkår, arbejdsmiljø, disciplinære skridt og løn eller utilfredshed med ledelsesmæssige beslutninger skal som hovedregel håndteres i ledelsessystemet.

Det kan du bruge whistleblowerordningen til

Whistleblowerordningen er tiltænkt rapportering af:

• Strafbare forhold, f.eks. misbrug af økonomiske midler, bedrageri (f.eks. regnskabsmanipulation, underslæb eller afgivelse af urigtige oplysninger), væsentlig tyveri, bedrageri og grove overtrædelser af tavshedspligt
• alvorlige overtrædelser af lovbestemmelser, interne regler og kontrolprocedurer samt manglende efterlevelse af juridiske forpligtelser
• bestikkelse eller korruption (f.eks. interessekonflikter, bestikkelse, sponsorering og donationer, gaver eller facilitation payments (smørelse))
• handlinger begået af ledelsen og/eller bestyrelsen, som ikke kan indberettes via de lokale kanaler
• overtrædelse af konkurrencelove (f.eks. prisfastsættelse, udveksling af prisfølsomme oplysninger, hemmelige aftaler med konkurrenter)
• alvorlige trusler mod miljø, sundhed og sikkerhed
• aktiviteter, som på anden vis ved lov, traktat eller aftale udgør en alvorlig, upassende adfærd (f.eks. mobning, diskrimination, sexchikane, brug af børnearbejde, overtrædelse af menneskerettigheder)

Du kan læse mere om, hvad whistleblowerordningen kan bruges til samt dine muligheder for anonymitet under fanebladet ”Beskrivelse af ordningen”.

HVAD KAN INDBERETTES?

I whistleblower-ordningen kan du indberette alvorlige forhold som for eksempel bestikkelse, afpresning, underslæb, tyveri, regnskabsmanipulation, chikane mv.

Forhold som utilfredshed med lønforhold, overtrædelse af alkoholpolitik mv. skal ikke indberettes her, men skal i stedet indberettes gennem de normale kanaler. 

ANONYMITET OG FORTROLIGHED

Coop har valgt revisions- og rådgivningsfirmaet Deloitte som leverandør af platformen for whistleblowing samt som ekstern administrator af Coop’s whistleblower system. Dette for at sikre en helt anonym håndtering af henvendelserne, hvis det ønskes. 

Alle indberetninger via Coop Whistleblower system vil blive holdt fortroligt og anonymt med mindre du giver samtykke til andet. Du har mulighed for at bestemme, hvor anonym du ønsker at være. Du kan indberette på én af følgende måder:

• med navn (ved en evt. senere retssag, kan du blive indkaldt som vidne)
• helt anonymt men ved oprettelse af postbox (du kan blive kontaktet via denne postbox 100% anonymt)
• helt anonymt (ved fuld anonymitet kan du ikke kontaktes for oplysninger)

OPRET EN POSTBOX

Når du sender anmeldelsen, har du mulighed for at vælge, at du vil stå til rådighed for den videre undersøgelse ved at oprette en sikker postbox.

Vi anbefaler, at du stiller dig til rådighed, da vi måske ikke kan færdigbehandle sagen uden yderligere oplysninger fra dig.

Når du opretter en postbox, får du tildelt et sagsnummer, og du vælger selv et password. Du bruger disse, når du logger ind i postboxen for at se, om der er stillet spørgsmål til dig.

Uanset om du er anonym eller skriver dit navn, beder vi dig om at oprette en postbox. Det gør det sikrere og nemmere at kommunikere med os.
Al kommunikation foregår naturligvis anonymt, hvis du ønsker det.

Beskrivelse af ordningen

I Coop ønsker vi at drive vores forretning i overensstemmelse med gældende lov og etiske standarder. Coop whistleblower politik har til formål  

• at skabe en platform, hvor vores medarbejdere, forretningspartnere, samarbejdspartnere, leverandører, kunder og medlemmer anonymiseret via en uvildig og uafhængig part kan fremsende informationer om eventuelle uregelmæssigheder 
• at sikre, at alle personer, som videregiver informationer i systemet bliver beskyttet mod repressalier.

Hvilke enheder er omfattet 

Coops whistleblowerordning omfatter Coop Danmark A/S og Coop amba med datterselskaber. Coop Bank er ikke omfattet, der henvises til: https://coopbank.whistleblowernetwork.net.

Rapportér en hændelse

Vi har etableret en procedure, som sikrer, at de oplysninger, herunder den kontaktinformation, du giver os gennem whistleblowerordningen bliver behandlet strengt fortroligt. Nedenfor kan du se rapporteringsproceduren:

Anonymitet og fortrolighed

Coop har valgt revisions- og rådgivningsfirmaet Deloitte som leverandør af platformen for whistleblowing samt som ekstern administrator af Coop’s whistleblower system. Dette for at sikre en helt anonym håndtering af henvendelserne, hvis det ønskes. 

Alle indberetninger via Coop Whistleblower system vil blive holdt fortroligt og anonymt med mindre du giver samtykke til andet. Du har mulighed for at bestemme, hvor anonym du ønsker at være. Du kan indberette på én af følgende måder:

• med navn (ved en evt. senere retssag, kan du blive indkaldt som vidne)
• helt anonymt men ved oprettelse af postbox (du kan blive kontaktet via denne postbox 100% anonymt)
• helt anonymt (ved fuld anonymitet kan du ikke kontaktes for oplysninger)

Det kan du bruge whistleblowerordningen til

Whistleblowerordningen kan bruges til at indberette begrundet mistanke eller viden om:

• Strafbare forhold, f.eks. misbrug af økonomiske midler, bedrageri (f.eks. regnskabsmanipulation, underslæb eller afgivelse af urigtige oplysninger), væsentlig tyveri, bedrageri og grove overtrædelser af tavshedspligt
• alvorlige overtrædelser af lovbestemmelser, interne regler og kontrolprocedurer samt manglende efterlevelse af juridiske forpligtelser
• bestikkelse eller korruption (f.eks. interessekonflikter, bestikkelse, sponsorering og donationer eller gaver)
• handlinger begået af ledelsen og/eller (lokale) bestyrelser, som ikke kan indberettes via de lokale kanaler
• overtrædelse af konkurrencelove (f.eks. prisfastsættelse, udveksling af prisfølsomme oplysninger, hemmelige aftaler med konkurrenter)
• alvorlige trusler mod miljø, sundhed og sikkerhed
• aktiviteter, som på anden vis ved lov, traktat eller aftale udgør en alvorlig, upassende adfærd (f.eks. diskrimination, sexchikane, brug af børnearbejde, overtrædelse af menneskerettigheder)

Det kan du ikke bruge whistleblowerordningen til

Du kan ikke indberette samarbejdsproblemer eller utilfredshed med ledelsesmæssige beslutninger. I de situationer skal du henvende dig til din nærmeste leder, leders leder, HR, Legal, Intern Koncernrevision eller en tillidsrepræsentant.

Garanti for fuld fortrolighed

Coop whistleblowerordning har til formål

• at skabe en platform, hvor vores medarbejdere, forretningspartnere, samarbejdspartnere, leverandører, kunder og medlemmer kan fremsende informationer om eventuelle uregelmæssigheder anonymiseret via whistleblowerordningen
• at sikre, at alle personer, som videregiver informationer i systemet bliver beskyttet mod repressalier

For at give dig som indberetter mulighed for fuld fortrolighed har Coop indgået en aftale med Deloitte om at administrere ordningen.

Læs mere om whistleblowerordningen

Du kan læse mere om whistleblowerordningen i Coops whistleblowerpolitik.